Analisis Proses Pengajuan Akta Kelahiran Dispendukcapil Surabaya Menggunakan Process Mining untuk Mempercepat Waktu Proses

Febrianti, Nur Aida (2024) Analisis Proses Pengajuan Akta Kelahiran Dispendukcapil Surabaya Menggunakan Process Mining untuk Mempercepat Waktu Proses. Other thesis, Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Text 5026201008-Undergraduate_Thesis.pdf - Accepted Version Restricted to Repository staff only until 1 April 2026. Download (9MB) | Request a copy

Abstract

Latar Belakang: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Surabaya merupakan sebuah unsur pelaksana urusan pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang didorong untuk terus memperbaiki dan meningkatkan pelayanan publik. Untuk menjawab hal tersebut Dispendukcapil Surabaya meluncurkan beberapa inovasi layanan, salah satunya adalah sistem KNG. Namun, ternyata pada sistem KNG masih terdapat banyak keluhan yang masuk dan ketidaksesuaian waktu proses dengan SOP. Oleh karena itu, pada Maret 2023 Dispendukcapil Surabaya meluncurkan sistem KNG V2. Sistem ini merupakan bentuk realisasi mandat dari walikota untuk memberdayakan pihak kelurahan dalam memberikan layanan adminduk langsung ke masyarakat.
Permasalahan: Pada sistem KNG V2 seluruh ajuan akta kelahiran akan langsung ditangani oleh petugas di masing - masing kelurahan. Perubahan sistem ini menimbulkan tantangan baru karena beban kerja setiap kelurahan akan berbeda - beda sesuai dengan ajuan yang masuk. Selain itu, petugas kelurahan juga dituntut untuk segera beradaptasi dan memahami sistem KNG V2 untuk mengerjakan semua layanan. Saat ini Dispendukcapil Surabaya belum mengetahui bagaimana performa dari sistem KNG V2 secara pasti, khususnya pada proses pengajuan akta kelahiran baik pada periode sebelum maupun sesudah dibuka ajuan secara mandiri oleh masyarakat. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis lebih dalam terkait proses bisnis dan waktu proses pengajuan serta pengerjaan layanan akta kelahiran. Hasil analisis tersebut akan digunakan untuk mengidentifikasi apakah sistem KNG V2 mampu meningkatkan kinerja Dispendukcapil Surabaya dan dapat menyelesaikan permasalahan pada proses pengajuan akta kelahiran yang terjadi pada sistem KNG sebelumnya.
Tujuan: Tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah untuk memberikan rekomendasi peningkatan dan perbaikan proses pengajuan layanan akta kelahiran pada Dispendukcapil Surabaya sehingga dapat mempercepat waktu proses pengerjaan layanan akta kelahiran serta menyelesaikan permasalahan pada sistem sebelumnya. Dari penyusunan tugas akhir ini, diharapkan dapat membantu Dispendukcapil Surabaya dalam memberikan pelayanan terbaik terkait pencatatan sipil khususnya pada layanan akta kelahiran.
Metode: Penelitian ini menggunakan pendekatan process mining dengan memanfaatkan data event log dari proses pengajuan akta kelahiran. Data event log yang digunakan mencakup nomor e-kitir, kategori layanan, role petugas, activity, waktu mulai, waktu selesai, dan waktu pembatalan. Data tersebut diekstraksi dari sistem basis data KNG V2 yang kemudian akan diolah menggunakan tool Apromore. Model proses aktual yang dihasilkan akan dianalisis untuk menemukan lama waktu pengerjaan dari setiap kaetgori dan aktivitas, kesesuaian dengan aturan yang digunakan oleh Dispendukcapil Surabaya, dan perbandingan dengan sistem sebelumnya untuk melihat peningkatan performa. Selanjutnya akan dilakukan root cause analysis untuk mengetahui akar penyebab masalah yang ditemukan serta Menyusun rekomendasi perbaikan.
Hasil: Dari analisis process mining yang telah dilakukan diketahui bahwa secara keseluruhan waktu pengerjaan akta kelahiran pada KNG V2 lebih baik jika dibandingkan dengan sistem KNG. Hal ini dibuktikan dengan meningkatnya jumlah kasus yang selesai di bawah satu hari kerja dan tujuh hari kerja. Selain itu, waktu tunggu terbesar pada sistem KNG V2 ini berada antara aktivitas ajuan diberikan ke petugas verifikasi dan akivitas verifikasi. Jika dibandingkan dengan KNG durasi waktu tunggu menjadi lebih singkat. Dari semua temuan yang didapatkan kemudian dilakukan root cause analysis untuk menemukan akar penyebab masalah serta menjadi dasar dalam penyusunan rekomendasi perbaikan. Terdapat empat aspek peningkatan, yaitu aspek sumber daya manusia, aspek sistem, aspek proses, dan aspek material. Dari aspek sumber daya manusia, Dispendukcapil disarankan untuk memberikan pelatihan yang rutin dan terstruktur untuk seluruh petugas kelurahan, melakukan pengalokasian petugas berdasarkan beban kerja dan tingkat kompleksitas dari pekerjaan yang dilakukan, serta melakukan monitoring kinerja petugas. Dari aspek sistem, disarankan untuk menambah fungsi refresh manual, penambahan fitur notifikasi, livechat, dan perbaikan pertanyaan atau alur komunikasi di CakTakon. Dari aspek proses diusulkan untuk membuat standar kinerja dari petugas serta pembuatan SOP yang telah disesuaikan dengan kondisi sistem KNG V2. Terakhir dari aspek material diusulkan untuk melakukan perbaikan dan penyempuranan dokumen Panduan Penggunaan Aplikasi KNG.
Manfaat: Penelitian ini memberikan kontribusi terkait penerapan process mining pada sektor publik di Indonesia dalam menganalisis waktu proses pengerjaan akta kelahiran. Selain itu, penelitian ini juga memberikan gambaran pemanfaatan process mining untuk menganalisis proses bisnis secara berkelanjutan. Bagi pihak Dispendukcapil Surabaya, penelitian ini memberikan gambaran terkait proses yang sebenarnya terjadi dan performa dari layanan akta kelahiran pada sistem KNG V2, serta beberapa rekomendasi yang dapat digunakan untuk mempercepat waktu proses dan menyelesaikan permasalahan pada sistem sebelumnya.
=================================================================================================================================
Background: Surabaya City Office for Population Administration and Civil Registration (COPARCR) is an element of government affairs in the field of population administration and civil registration that encouraged to improve and enhance public services. To answer this, the Surabaya COPARCR has launched several service innovations, one of which is the KNG system. However, it turns out that in the KNG system there are still many incoming complaints and discrepancies in the processing time with the SOP. Therefore, in March 2023 Dispendukcapil Surabaya launched the KNG V2 system. This system is a form of realization of the mayor's mandate to empower kelurahan parties to provide administrative services directly to the community.
Problem: In the KNG V2 system, all requests for birth certificates will be directly handled by officers in each sub-district. This system change creates new challenges because the workload for each sub-district will vary according to the applications received. Apart from that, sub-district officers are also required to immediately adapt and understand the KNG V2 system to carry out all services. Currently, Dispendukcapil Surabaya does not yet know exactly how the KNG V2 system will perform, especially in the birth certificate application process, both in the period before and after the application was opened independently by the public. Therefore, a deeper analysis is needed regarding business processes and the processing time for submitting and processing birth certificate services. The results of this analysis will be used to identify whether the KNG V2 system is able to improve the performance of the Surabaya Population and Civil Registration Department and can resolve problems in the birth certificate application process that occurred in the previous KNG system.
Purpose: The purpose of this research is to provide recommendations for improving and improving the process of applying for birth certificate services at the Surabaya COPARCR so that it can speed up the process of providing birth certificate services and resolve problems with the previous system. From the preparation of this final assignment, it is hoped that it can help the Surabaya COPARCR in providing the best services related to civil registration, especially birth certificate services.
Methods: This research uses a process mining approach by utilizing event log data from the birth certificate application process. The event log data used includes e-kitir number, service category, officer role, activity, start time, end time and cancellation time. The data is extracted from the KNG V2 database system which will then be processed using the Apromore tool. The resulting actual process model will be analyzed to find the length of time for each category and activity, compliance with the rules used by the Surabaya Population and Civil Registration Department, and comparison with the previous system to see performance improvements. Next, a root cause analysis will be carried out to find out the root causes of the problems found and prepare recommendations for improvement.
Results: From the process mining analysis that has been carried out, it is known that the overall time for processing birth certificates on KNG V2 is better when compared to the KNG system. This is proven by the increasing number of cases completed in under one working day and seven working days. Apart from that, the biggest waiting time in the KNG V2 system is between the application activity given to the verification officer and the verification activity. When compared to KNG, the waiting time is shorter. From all the findings obtained, a root cause analysis was then carried out to find the root cause of the problem and become the basis for preparing recommendations for improvement. There are four aspects of improvement, namely human resource aspects, system aspects, process aspects, and material aspects. From the aspect of human resources, Dispendukcapil is advised to provide routine and structured training for all sub-district officers, allocate officers based on workload and level of complexity of the work carried out, and monitor officer performance. From a system aspect, it is recommended to add a manual refresh function, add notification features, live chat, and improve questions or communication flow in CakTakon. From the process aspect, it is proposed to create performance standards for officers and create SOPs that have been adapted to the conditions of the KNG V2 system. Lastly, from the material aspect, it is proposed to make improvements and refine the KNG Application Usage Guide document.
Benefits: This research makes a contribution regarding the application of process mining in the Indonesian public sector in analyzing the processing time for birth certificates. Apart from that, this research also provides an overview of the use of process mining to analyze business processes in a sustainable manner. For the Surabaya Population and Civil Registration Department, this research provides an overview of the actual process and performance of the birth certificate service on the KNG V2 system, as well as several recommendations that can be used to speed up the processing time and resolve problems with the previous system.

Item Type:	Thesis (Other)
Uncontrolled Keywords:	Akta Kelahiran, Process Mining, KNG V2, Waktu Proses, Birth Certificate, Process Time
Subjects:	T Technology > T Technology (General) > T385 Visualization--Technique T Technology > T Technology (General) > T57.5 Data Processing T Technology > T Technology (General) > T57.84 Heuristic algorithms. T Technology > T Technology (General) > T58.8 Productivity. Efficiency
Divisions:	Faculty of Intelligent Electrical and Informatics Technology (ELECTICS) > Information System > 57201-(S1) Undergraduate Thesis
Depositing User:	Febrianti Nur Aida
Date Deposited:	24 Jan 2024 02:24
Last Modified:	24 Jan 2024 02:24
URI:	http://repository.its.ac.id/id/eprint/105592

Actions (login required)

View Item