Analisis Proses Bisnis dan Waktu Siklus Pengajuan Kartu Keluarga Dispendukcapil Surabaya dengan Process Mining

Haya, Fesa Haqillah (2024) Analisis Proses Bisnis dan Waktu Siklus Pengajuan Kartu Keluarga Dispendukcapil Surabaya dengan Process Mining. Other thesis, Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Text 5026201129-Undergraduate_Thesis.pdf - Accepted Version Restricted to Repository staff only until 1 July 2026. Download (5MB) | Request a copy

Abstract

Latar Belakang: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya merupakan salah satu dinas yang memberi pelayanan administrasi kependudukan untuk masyarakat termasuk pendaftaran penduduk seperti layanan Kartu Keluarga. Dispendukcapil dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang berkualitas dan menerapkan konsep Good Governance yaitu memberikan pelayanan administrasi kependudukan yang prima, dinamis, dan humanis. Dalam upaya memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat, Dispendukcapil terus mengembangkan sistem pengajuan layanan elektronik, seperti e-LAMPID, KLAMPID, dan KNG. Pengembangan ini dilakukan berdasarkan evaluasi terhadap masing-masing sistem tersebut. Meskipun demikian, terdapat keluhan yang disampaikan oleh masyarakat terkait pelayanan Dispendukcapil, termasuk aduan yang paling banyak dan tingkat kepuasan yang rendah pada layanan Kartu Keluarga. Untuk mengatasi masalah ini, Dispendukcapil memperbarui kembali sistem KLAMPID New Generation (KNG) menjadi versi keduanya (KNG Versi 02). Dengan melakukan pembaruan ini, Dispendukcapil berharap dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi layanan secara keseluruhan, termasuk dalam penanganan permohonan Kartu Keluarga. Permasalahan: Dispendukcapil belum mengetahui secara pasti bagaimana performa dari proses pengajuan Kartu Keluarga pada KNG Versi 02 terutama saat ini Dispendukcapil kembali memanfaatkan bantuan di setiap kelurahan dengan petugas Dispendukcapil yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan pengajuan masyarakat yang kompleks. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis terstruktur terkait kinerja layanan Kartu Keluarga pada sistem KNG Versi 02 untuk mengevaluasi sistem KNG Versi 02 perlu dilakukan untuk mengetahui apakah proses dan waktu siklus penanganan layanan KK pada sistem sudah berjalan sesuai dengan SOP dan mengidentifikasi bagian mana yang menjadi hambatan dan apa penyebabnya. Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk memberikan rekomendasi perbaikan dan peningkatan proses terkait pengajuan Kartu Keluarga untuk mempercepat waktu siklus. Tidak hanya itu, penelitian ini juga bertujuan untuk membantu Dispendukcapil Surabaya dalam menentukan kemungkinan perbaikan pada sistem layanan elektronik utama yang digunakan oleh Dispendukcapil Surabaya yakni KNG Versi 02. Metode: Untuk menganalisis layanan pengajuan Kartu Keluarga, penelitian ini menggunakan pendekatan process mining dengan memanfaatkan data event log dari proses pengajuan Kartu Keluarga di KNG Versi 02. Data event log ini mencatat informasi mengenai setiap kasus pengajuan Kartu Keluarga, aktivitas yang dilakukan, dan waktu dari setiap aktivitas tersebut. Data tersebut diperoleh dari sistem KNG Versi 02 dan kemudian diolah untuk mengidentifikasi model proses aktual dari pengajuan Kartu Keluarga sehingga dapat dianalisis lebih lanjut terhadap variasi kasus, durasi waktu dari setiap aktivitas, serta kepatuhan terhadap aturan yang diberlakukan oleh Dispendukcapil. Hal ini dapat digunakan untuk menemukan masalah yang terdapat dalam penyelesaian pengajuan layanan Kartu Keluarga yang selanjutnya dapat diidentifikasi penyebab masalahnya sehingga dapat menentukan kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan. Hasil: Penelitian ini menghasilkan beberapa temuan berdasarkan analisis kepatuhan (conformance analysis), analisis kinerja (performance analysis), dan analisis hambatan (bottleneck analysis). Dari kesesuaian proses, ditemukan distribusi kasus masuk yang tidak merata di antara kategori layanan. Meskipun urutan aktivitas untuk setiap kategori layanan Kartu Keluarga umumnya sesuai dengan SOP, terdapat pengecualian pada kasus pembatalan yang terjadi di tengah atau akhir proses. Hasil analisis kinerja menemukan pola distribusi long tail yang mana meskipun mayoritas kasus diselesaikan dengan cepat, masih ada sejumlah kasus yang memerlukan waktu yang sangat lama untuk diselesaikan. Meski demikian, median waktu aktivitas untuk setiap kategori layanan berada dalam batas Standar Operasional Prosedur (SOP). SOP layanan kartu keluarga tidak mempertimbangkan waktu tunggu antaraktivitas, akan tetapi dalam setiap kategori ditemukan waktu tunggu yang sangat lama. Hasil analisis bottleneck menemukan bahwa bottleneck terbesar terletak pada jeda waktu antara petugas menerima aktivitas dan mulai mengerjakannya. Terdapat ketidakseimbangan signifikan dalam pembagian kasus di antara petugas di kelurahan, dengan beberapa petugas mendapatkan lebih banyak kasus dibandingkan yang lain. Selain itu, terjadi ketimpangan dalam waktu penyelesaian kasus oleh petugas; beberapa dapat menyelesaikan kasus dengan cepat, sementara yang lain memerlukan waktu yang jauh lebih lama. Lamanya waktu tunggu petugas untuk mengerjakan aktivitas ternyata tidak secara signifikan dipengaruhi oleh volume kasus yang diterima oleh petugas tersebut. Temuan-temuan tersebut dianalisis lebih lanjut menggunakan root cause analysis untuk mengidentifikasi penyebab masalah. Setelah penyebab masalah ditemukan, dirancang beberapa rekomendasi peningkatan dari aspek sumber daya manusia, proses, dan sistem. Rekomendasi yang diusulkan diharapkan dapat meningkatkan kinerja proses pengajuan Kartu Keluarga melalui sistem KNG Versi 02 sehingga dapat mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan waktu siklus untuk memberi pelayanan yang terbaik untuk masyarakat. Manfaat: Penelitian ini berkontribusi dalam menganalisis efisiensi waktu siklus proses layanan di organisasi sektor publik melalui penerapan process mining sebagai evaluasi perbaikan proses bisnis dan sistem yang didasari penelitian sebelumnya. Bagi Dispendukcapil, penelitian ini dapat memberikan gambaran bagaimana kondisi proses pengajuan kartu keluarga yang sebenarnya dan beberapa rekomendasi yang dapat diterapkan untuk mempercepat waktu siklus
====================================================================================================================================
Background: The Surabaya City Population and Civil Registration Service (Dispendukcapil) is one of the agencies that provides population administration services for the community including population registration such as Family Card services. Dispendukcapil is required to be able to provide quality services and apply the concept of Good Governance, namely providing excellent, dynamic and humanistic population administration services. In an effort to provide the best service to the community, Dispendukcapil continues to develop electronic service submission systems, such as e-LAMPID, KLAMPID, and KNG. This development was carried out based on an evaluation of each of these systems. However, there are complaints submitted by the public regarding Dispendukcapil services, including the most complaints and the lowest level of satisfaction with the Family Card service. To overcome this problem, Dispendukcapil updated the KLAMPID New Generation (KNG) system to its second version (KNG Version 02). By carrying out this update, Dispendukcapil hopes to improve the overall quality and efficiency of services, including in handling Family Card applications. Problem: Dispendukcapil does not yet know exactly how the Family Card application process in KNG Version 02 will perform, especially now that Dispendukcapil is again using assistance in each sub-district with Dispendukcapil officers who are responsible for completing complex community applications. Therefore, a structured analysis is needed regarding the performance of the Family Card service on the KNG Version 02 system to evaluate the KNG Version 02 system to find out whether the process and cycle time for handling KK services on the system is running in accordance with the SOP and identifying which parts are obstacles and What caused it. Objective: This research aims to provide recommendations for improvements and improvements to the process related to applying for a Family Card to speed up cycle times. Not only that, this research also aims to assist the Surabaya Dispendukcapil in determining possible improvements to the main electronic service system used by the Surabaya Dispendukcapil, namely KNG Version 02. Method: To analyze the Family Card application service, this research uses a process mining approach by utilizing event data log of the Family Card application process in KNG Version 02. This event log data records information regarding each case of Family Card application, the activities carried out, and the time of each activity. This data was obtained from the KNG Version 02 system and then processed to identify the actual process model for applying for a Family Card so that it could be further analyzed for case variations, the time duration of each activity, as well as compliance with the rules enforced by the Population and Civil Registration Department. This can be used to find problems in completing applications for Family Card services, then the cause of the problem can be identified so that possible improvements can be determined. Results: This research produced several findings based on compliance analysis, performance analysis and bottleneck analysis. From the suitability of the process, it was found that the distribution of incoming cases was uneven among service categories. Although the sequence of activities for each Family Card service category is generally in accordance with the SOP, there are exceptions in cases of cancellation that occur in the middle or end of the process. The results of the performance analysis found a long tail distribution pattern where although the majority of cases were resolved quickly, there were still a number of cases that took a very long time to resolve. However, the median activity time for each service category is within the Standard Operating Procedure (SOP) limits. The SOP for family card services does not consider waiting times between activities, but in each category very long waiting times were found. The results of the bottleneck analysis found that the biggest bottleneck lies in the time lag between officers receiving an activity and starting to work on it. There is a significant imbalance in the distribution of cases among officers in sub-districts, with some officers getting more cases than others. Apart from that, there is an imbalance in the time for solving cases by officers; some can resolve cases quickly, while others take much longer. The length of waiting time for officers to carry out activities was not significantly influenced by the volume of cases received by the officers. These findings were further analyzed using root cause analysis to identify the cause of the problem. Once the cause of the problem is found, several plans are made

Item Type:	Thesis (Other)
Uncontrolled Keywords:	Kartu Keluarga, Kinerja, KNG Versi 02, Model Proses, Process Mining; Family Card, Performance, KNG Version 02, Process Model, Process Mining
Subjects:	T Technology > T Technology (General) > T58.6 Management information systems
Divisions:	Faculty of Intelligent Electrical and Informatics Technology (ELECTICS) > Information System > 57201-(S1) Undergraduate Thesis
Depositing User:	Fesa Haqillah Haya
Date Deposited:	25 Jan 2024 01:12
Last Modified:	25 Jan 2024 01:12
URI:	http://repository.its.ac.id/id/eprint/105622

Actions (login required)

View Item