Desain Sistem Informasi Pengadaan Barang Studi Kasus Di Universitas Surabaya

SEPTIAN, SANDY (2006) Desain Sistem Informasi Pengadaan Barang Studi Kasus Di Universitas Surabaya. Masters thesis, Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Text 9101205313-Master_thesis.pdf Restricted to Repository staff only Download (7MB)

Abstract

Proses pengadaan barang di Universitas Surabaya dimotori oleh Tim Pembelian. Tim ini mempunyai tanggung jawab untuk menyelenggarakan semua transaksi pembelian di Universitas Surabaya, dan ada 56 unit kerja yang harus dilayani. Proses pengadaan barang melewati alur pembelian yang panjang. Mulai dari pengisian borang oleh unit kerja peminta, pemeriksaan anggaran, validasi, kurir, sampai akhirnya masuk ke tim pembelian. Kemudian ada prosedur-prosedur untuk kasus yang khusus, seperti tidak cukupnya dana, kesalahan spesifikasi barang yang dibeli, dan lainnya. Proses pengadaan barang ini melibatkan petugas dan kurir dengan urutan proses yang sebagian besar masih manual. Tidak ada informasi realtime yang dapat diberikan langsung kepada manajemen Universitas Surabaya dan unit kerja peminta. Dengan jumlah unit peminta yang besar membuat tim yang mengatur pengadaan memerlukan suatu alat untuk mengontrol dan memonitor keseluruhan proses, dimana alat ini harus dapat mengendalikan alur proses, mengumpulkan data proses, menjalankan dan mengatur prosedur. Oleh karena itu diperlukan workflow untuk memudahkan pemisahan proses dan prosedur.

Workflow management system adalah sebuah sistem yang menentukan, mengatur dan mengeksekusi sebuah workflow menggunakan software. Ia juga mempunyai beberapa kriteria yang dapat menguntungkan suatu organisasi dalam bentuk keuntungan langsung (tangible benefit) maupun tidak (intangible benefit). Tangible benefit, mengurangi waktu proses (biaya perorangan), waktu perjalanan petugas (biaya perorangan dan biaya organisasi), mengurangi biaya penyimpanan (kertas cetakan). Dari sisi intangible benefit, workflow management system membawa manfaat seperti: meng-online-kan proses yang rutin, sehingga memberikan waktu yang lebih untuk pekerjaan lain yang lebih berharga, mengurangi frekuensi terjadi kesalahan dan tipe kesalahan, memberikan kualitas yang lebih baik untuk memproses dokumen dan status informasi.

Tujuan dari penelitian ini untuk mendesain sistem pengadaan barang di Universitas Surabaya, dilanjutkan dengan analisa biaya manfaat. Sehingga manajemen Universitas Surabaya mendapatkan gambaran dari desain sistem yang baru untuk mengontrol dan memonitor pengadaan yang lebih baik. Studi kelayakan menunjukkan ketersediaan informasi yang dapat diakses segala lapisan, sejarah pembelian, penelusuran barang yang baik, dan kemudahan penggunaan aplikasi, serta payback period 2 tahun dengan profitability index 1,67, dan Internal Rate of Return 67,08%.
====================================================================================================================================
In Surabaya University, the equipment procurement is lead by the Purchasing Team which needs to serve 56 units and responsible in performing all purchasing transactions. The equipment procurement has many purchasing steps, starting from filling the forms by the Request Team, budget checking, validation, courier up to the Purchasing Team. There are other procedures for special cases such as lack of funding, error in purchasing specified equipments etc. The equipment procurement process involves officers and couriers which half of it still performs manually. There is no real time information which can be given to the Surabaya University and the Request Team. Since the amount of the Request Team is huge, the team who performs the procurement needs tools which can run and monitor the whole process, control the system, gather process data, perform and organize the procedures. That is the reason workflow is needed to simplify the separation of process and procedures.

Workflow management system is a system to determine, organize and execute a workflow using software. It also has some criteria which can give tangible benefit such as lessen the process period (individual cost), period of the officers' travels (individual and organizational cost), more paperless (printed papers) or intangible benefit to an organization such as the benefit of workflow management system which can online the routine processes so it can give more time to do other important jobs, lessen the frequency of making errors and type of errors, give good quality in document processing information status.

Objective of this research is to design the equipment procurement in Surabaya University followed by the benefit cost analyses therefore Surabaya University management can get description of a new design system to control and monitor the procurement better. Feasibility study shows the information availability which can be accessed from all levels, the purchasing history, the thoroughness of good equipment and the simplicity of using application and also the 2 year-payback period with 1,67 profitability index and 67,08% Internal Rate of Return.

Item Type:	Thesis (Masters)
Uncontrolled Keywords:	workflow, kontrol dan monitoring.
Subjects:	H Social Sciences > HD Industries. Land use. Labor > HD28 Management. Industrial Management
Divisions:	Faculty of Business and Management Technology > Management Technology > 61101-(S2) Master Thesis
Depositing User:	magang .
Date Deposited:	17 Sep 2026 03:10
Last Modified:	18 Sep 2026 03:42
URI:	http://repository.its.ac.id/id/eprint/144610

Actions (login required)

View Item