PENINGKATAN EFISIENSI KERJA DENGAN LEAN SERVICE PADA PROSES BIDDING DI PROCUREMENT SHARE SERVICE CENTER (PSSC), PT. XYZ

Kelasworoningrum, Diana F. (2020) PENINGKATAN EFISIENSI KERJA DENGAN LEAN SERVICE PADA PROSES BIDDING DI PROCUREMENT SHARE SERVICE CENTER (PSSC), PT. XYZ. Masters thesis, Institut Teknologi 10 Nopember.

[img] Text
09211850015002_Thesis_ Diana Fatikah K_Cetak.pdf - Accepted Version
Restricted to Repository staff only

Download (3MB) | Request a copy

Abstract

Semakin tingginya tingkat kompetisi menuntut setiap perusahaan untuk meningkatkan daya saingnya untuk dapat memenangkan pasar. Salah satu upaya untuk meningkatkan daya saing adalah dengan meningkatkan efisiensi kerja, karena peningkatan efisiensi akan mengurangi biaya operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan. PSSC sebagai salah satu divisi yang bertanggung jawab pada pelaksanaan proses bidding di perusahaan memiliki perhatian khusus pada lead time proses bidding yang dilakukan selama ini dimana untuk lead time proses bidding berkisar antara 12 – 50 hari kerja tergantung pada kompleksitas bidding. Indikasi dari adanya inefisiensi yang diakibatkan dari lamanya proses bidding ini adalah rendahnya produktivitas tim PSSC akibat waiting time antar proses yang cukup lama sehingga berdampak pada kondisi psikologis PIC, dimana pada kondisi tersebut PIC menjadi lebih santai dan bekerja tidak efisien seperti penyelesaian proses registrasi vendor yang standarnya adalah 10 menit menjadi lebih lama karena banyak berbicara dan bercanda dengan rekan kerja, meningkatnya jumalah overtime dan penambahan jumlah man power untuk menyelesaikan proses bidding agar tepat waktu sesuai dengan ekspektasi end user. Hal ini cukup kontradiktif mengingat pada periode waktu tertentu, tim PSSC bias sangat santai dan pada beberapa periode selanjutnya harus melakukan overtime. Dampak dari lamanya proses bidding yang dilakukan adalah tingginya jumlah overtime tim PSSC dan rendahnya performance tim PSSC di mata afiliasi. Pada penelitian ini, konsep Lean Service diterapkan, dengan tujuan untuk mengeliminasi waste yang terjadi di sepanjang proses bidding sehingga akan membantu meningkatkan efisiensi kerja tim PSSC. Tools yang digunakan dalam penerapan Lean Service ini adalah Value Stream Mapping (VSM), Process Activity Mapping (PAM), Borda Count Method (BCM), Root Cause Analysis (RCA), dan pendekatan pengukuran risiko sebagai referensi dalam penentuan prioritas penanganan masalah yang akan dilakukan. Dari hasil analisis, didapatkan akar penyebab waste kritis dengan tingkat high risk adalah Delay/Waiting dan Duplication. Rekomendasi perbaikan yang diusulkan untuk delay/waiting adalah pembuatan SOP yang menetapkan batasan waktu maksimal untuk pengecekan CQR/BES, approval bidding dan peningkatan knowledge tim PSSC dengan mengadakan training dan sharing session dengan melibatkan para expert. Sedangkan usulan rekomendasi perbaikan untuk duplication adalah pembuatan SOP yang menetapkan batasan waktu untuk pengisian technical scoring oleh end user, peningkatan skill tim PSSC dalam hal negosiasi dengan mengadakan training, serta melakukan refreshment ulang mengenai proses bidding pada tim PSSC. Rekomendasi kemudian dipetakan dalam Future Value Stream Mapping (FVSM) dimana didapatkan perubahan total process time dari 5.017 menit menjadi 3.540 menit dan total lead time dari 20.645 menit menjadi 10.569 menit. Perubahan tersebut merupakan hasil dari penghilangan aktivitas yang termasuk dalam delay/waiting dan duplication. ================================================================================================================= A higher of competition level requires every single company to increase its competitive advantage in order to be a market leader. One of the ways to improve the competitive advantage is to increase its performance efficiency as this option can reduce operational cost eventually. PSSC as a division in which has responsibility to perform bidding process for company needs has a concern in lead time of bidding process where takes about 12 – 50 working days depend on its complexity. The inefficiency indication resulting from the lengthy of bidding process is low productivity of the PSSC team due to the long waiting time between processes, which has an impact on the psychological condition of the PIC, where in this situation the PIC becomes more relaxed and works inefficiently. For instance, vendor registration process which usually takes only 10 minutes becomes longer due to talking and joking with colleagues. Other indication of inefficiency in the bidding process are the increasing the number of overtime as well as number of man power to complete the bidding process to be on time according to end user expectation. This is quite contradictory considering that at certain period, the PSSC team can be very relaxed and in the next several periods have to do overtime. The impact of long lead time of bidding process are high number of overtime done by PSSC team as well as low users rating in term of performance. In this study, Lean Service concept is applied with the aim to eliminate waste that occurs along the bidding process, thus it will be able to improve the work efficiency of PSSC team. The tools used in this study are Value Stream Mapping (VSM), Process Activity Mapping (PAM), Borda Count Method (BCM), Root Cause Analysis (RCA), and risk analysis approaches as reference in determining priority problem which will be handling first. From analysis, it is known that the root cause of critical waste in high risk category are Delay/Waiting and Duplication. Proposed recommendation for improvement plan for category delay/waiting are designing SOP which set maximum time limit for checking CQR / BES, bidding approval and increasing the knowledge of the PSSC team by conducting training and sharing sessions involving experts related to particular subjects while for category duplication are designing SOP that set a time limit for submitting technical scoring by end users, improving PSSC team’s skill in term of negotiation by conducting training as well as performing refreshment progarm regarding bidding process flow. All those recommendations then mapped into the Future Value Stream Mapping (FVSM) where changes in the total process time and total lead time are obtained. The total process time changed from 5,017 minutes to 3,540 minutes and the total lead time changed from 20,645 minutes to 10,569 minutes. All of those changes are the result of eliminating activities which categorized in delay/waiting and duplication.

Item Type: Thesis (Masters)
Uncontrolled Keywords: : Lean Service, Value Stream Mapping, Process Activity Mapping, Borda Count Method, Root Cause Analysis, Lead Time, dan analisis resiko. Lean Service, Value Stream Mapping, Process Activity Mapping, Borda Count Method, Root Cause Analysis, Lead Time, and risk analysis.
Subjects: T Technology > T Technology (General) > T58.8 Productivity. Efficiency
Divisions: Faculty of Creative Design and Digital Business (CREABIZ) > Technology Management
Depositing User: Diana Fatikah Kelasworoningrum
Date Deposited: 18 Nov 2020 02:22
Last Modified: 18 Nov 2020 02:22
URI: http://repository.its.ac.id/id/eprint/82258

Actions (login required)

View Item View Item