Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas Layanan Disdukcapil Melalui Implementasi Lean Six Sigma Berbasis Teknologi Informasi

Sonhaji, Agus Imam (2024) Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas Layanan Disdukcapil Melalui Implementasi Lean Six Sigma Berbasis Teknologi Informasi. Doctoral thesis, Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Text 7010201012-Disertation.pdf - Accepted Version Restricted to Registered users only until 1 October 2027. Download (20MB) | Request a copy

Abstract

Tujuan – Lean Six Sigma (LSS) sebagai keunggulan proses telah diadopsi secara luas di bidang manufaktur dan organisasi layanan. Namun, penerapannya untuk meningkatkan performa di sektor publik seperti efisiensi dan efektivitas belum dieksplorasi secara luas. Penelitian ini bertujuan untuk mengadopsi framework DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control) pada LSS dengan memodifikasi sesuai konteks dan konstrain di sektor publik. Masalah – Pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil (dukcapil) di Surabaya sebagai salah satu sektor publik yang menjadi perhatian masyarakat dan sudah dijalankan dengan dukungan Teknologi Informasi (TI) masih belum menunjukkan performa optimal. Key performance indicators (KPI’s) layanan dukcapil belum tercapai, diantaranya waktu rata-rata penyelesaian permohonan pelayanan masih diatas ketentuan (belum efisien) dan variasi waktu penyelesaian masih tinggi (belum efektif). Desain / metodologi / pendekatan – Dengan pendekatan Action Design Research (ADR) yang dimulai dari tahap perencanaan, tindakan, pengamatan, dan refleksi, telah dilakukan implementasi methode LSS di pelayanan dukcapil yang berkarakteristik similar dengan Service Industry. Diawal dilakukan identifikasi waste melalui tools yang sering dipakai pada methode Lean, diantaranya VSM dan dilanjutkan dengan menjalankan berbagai tools lain yang sering dipakai pada framework DMAIC Six Sigma diantaranya House of Quality (HoQ). Dari proses tersebut diperoleh respon teknis yang menjadi basis langkah perbaikan pada sistem layanan dukcapil yang diteliti. Penentuan respon teknis mempertimbangkan 11 konteks dan 12 konstrain khas yang ada di Disdukcapil Kota Surabaya. Pada improvement di iterasi pertama, layanan awal digital duckcapil yaitu Lampid (Sistem-1) diubah menjadi Klampid (sistem-2), dan di iterasi kedua diubah lagi menjadi Klampid New Generation (Sistem-3). Berdasarkan langkah perbaikan layanan sebanyak 2 kali iterasi, dirumuskan modifikasi framework / kerangka DMAIC pada penerapan Lean Six Sigma (LSS) berbasis Teknologi Informasi (TI) guna di uji coba pada layanan lain di Disdukcapil Kota Surabaya dan dilanjutkan proses validasi penerapan pada 3 (tiga) Disdukcapil Kabupaten/Kota lain di Jawa Timur. Temuan – Ditemukan modifikasi framework / kerangka DMAIC pada penerapan Lean Six Sigma (LSS) berbasis Teknologi Informasi (TI) yang terbukti mencapai efisiensi dan proses yang lebih efektif, serta memberikan pengalaman dan nilai pelanggan yang ditingkatkan berupa pelayanan yang lebih mudah dan nyaman. Modifikasi framework / kerangka DMAIC yang ditemukan berhasil mewujudkan KPI dukcapil tersebut diberi nama Spiral framework DMAIC. Batasan / implikasi penelitian - Penelitian ini berupaya untuk berkontribusi dan memperluas body of knowledge terbatas pada bukti penggunaan modifikasi framework / kerangka DMAIC pada penerapan Lean Six Sigma (LSS) berbasis Teknologi Informasi (TI) di Disdukcapil kota Surabaya dan mengidentifikasi area untuk penelitian lebih lanjut. Implikasi praktis - LSS bisa berkembang di banyak organisasi sektor publik di tanah air dan bagian lain dunia selama tahun-tahun mendatang. Spiral framework DMAIC dapat diterapkan oleh Disdukcapil kota / kabupaten lain dan semua organisasi sektor publik yang sejenis. Namun, pada akhirnya yang akan menentukan apakah Spiral framework DMAIC dilihat oleh organisasi sektor publik hanya sebagai mode manajemen saja atau tidak sangat tergantung pada kepemimpinan dan keberhasilan eksekusinya. Orisinalitas / nilai - Penelitian ini menghasilkan nilai yang sangat besar bagi para peneliti dan praktisi dalam memperkenalkan LSS sebagai strategi perbaikan proses bisnis di sektor publik untuk dicapai dan dipertahankan keunggulan kompetitif-nya.
=================================================================================================================================
The integration of Lean Six Sigma (LSS) with information technology (IT) in the public sector has proven to enhance service efficiency and effectiveness. The implementation of LSS and IT in the City Office for Population Administration and Civil Registration (COPACR) services revealed wasteful practices with unstable completion time variations. This study formulates a spiral framework for the implementation of IT-based LSS to enhance the efficiency and effectiveness of COPACR services. Additionally, the study aims to implement the spiral framework on Birth Certificates, Death Certificates, Child Identity Cards (KIA), Residential Certificates (SKTT), and Foreigners (OA) services. The research is conducted using Action Design Research starting from planning, action, observation, and reflection stages. The action stage follows the LSS-DMAIC (Define-Measure AnalyzeImprove-Control) methodology. Surabaya COPACR was chosen as the research subject as a role model for IT-based LSS implementation in Indonesia. Surabaya COPACR has three generations of digital population document service platforms, namely Lampid (System-1), Klampid (System-2), and Klampid New Generation (System-3). Three districts/cities in East Java serve as validators for the spiral framework implementation. This study successfully formulates the IT-based LSS spiral framework for COPACR services following the DMAIC stages while considering 11 contexts and 12 constraints. The application of IT-based LSS on basic services (Birth Certificates, Death Certificates) proved to accelerate completion time, reduce service deviations, and enhance system capabilities. The application of LSS-IT for improving Birth Certificate services from System-1 to System-2 reduced service completion time from 18+20 days to 6+9 days with a Sigma value increase of 18.96% (from 3.27 to 3.89). Further improvement from System-2 to System-3 increased service efficiency to 2+1 days with a Sigma value of 5.56. LSS-IT was internally tested on three other supporting services: KIA, SKTT, and OA. The document completion duration for these three services experienced increased efficiency and system capability. In the next stage, the Spiral Framework was tested and validated for digital COPACR services in Sidoarjo (PLAVON), Gresik (PUDAK), and Malang (SI-APEL TEGAS). Thus, the findings of the IT-based LSS spiral framework for COPACR services are expected to be applicable to various public sector services with characteristics like COPACR.

Item Type:	Thesis (Doctoral)
Uncontrolled Keywords:	Action Design Research, Continuous Improvement, DMAIC, Lean Six Sigma, Sektor Publik, Teknologi Informasi.
Subjects:	H Social Sciences > HB Economic Theory > HB801 Consumer behavior. T Technology > T Technology (General) > T58.8 Productivity. Efficiency
Divisions:	Faculty of Industrial Technology and Systems Engineering (INDSYS) > Industrial Engineering > 26001-(S3) PhD Thesis
Depositing User:	Agus Imam Sonhaji
Date Deposited:	31 Dec 2024 02:39
Last Modified:	31 Dec 2024 02:39
URI:	http://repository.its.ac.id/id/eprint/116062

Actions (login required)

View Item