Analisis Proses Pengajuan Akta Kematian DISPENDUKCAPIL Surabaya dengan Metode Process Mining untuk Memberikan Rekomendasi Peningkatan Performa Layanan

Amalia, Shinta (2024) Analisis Proses Pengajuan Akta Kematian DISPENDUKCAPIL Surabaya dengan Metode Process Mining untuk Memberikan Rekomendasi Peningkatan Performa Layanan. Other thesis, Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Text 5026201020-Undergraduate_Thesis.pdf - Accepted Version Restricted to Repository staff only until 1 April 2026. Download (7MB) | Request a copy

Abstract

Latar Belakang: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil)Surabaya merupakan dinas yang bertanggung jawab atas pelayanan publik pada bidang kependudukan dan pencatatan sipil di wilayah Kota Surabaya. Sejak Juli 2022, Dispendukcapil Surabaya menggunakan Klampid New Generation (KNG) sebagai sistem pelayanannya. Namun, setelah enam bulan KNG beroperasi, ditemukan fakta bahwa masih terdapat keluhan yang cukup tinggi pada layanan pengajuan akta kematian. Permasalahan: Dispendukcapil Surabaya telah memperbarui sistemnya dar KNG menjadi KNG V2 dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan yang ada. Dengan diluncurkannya sistem KNG V2 ini, Dispendukcapil Surabaya belum mengetahui apakah terdapat permasalahan atau pengaruh signifikan yang disebabkan karena perubahan tersebut terhadap pelayanan administrasi kependudukan khususnya pada layanan akta kematian. Tujuan: Penelitian tugas akhir ini dilakukan untuk memberikan rekomendasi peningkatan performa layanan pengajuan akta kematian Dispendukcapil Surabaya. Metode: Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode process mining. Data yang digunakan yaitu event log yang diperoleh dari hasil ekstraksi pada sistem KNG V2. Setelah data hasil ekstraksi didapatkan, selanjutnya dilakukan preprocessing dengan melakukan strukturisasi pada data. Setelah preprocessing, kemudian dilakukan analisis dengan bantuan tools Apromore untuk memperoleh informasi terkait penemuan proses, kesesuaian proses dan kinerja proses. Hasil temuan analisis selanjutnya dievaluasi untuk memperoleh akar masalah yang menyebabkan terjadinya isu temuan. Dalam proses evaluasi ini dilakukan dengan mengombinasi process mining dengan root cause analysis untuk menemukan akar masalah. Hasil: Dari analisis yang dilakukan, diperoleh 3 isu temuan. Isu yang pertama berkaitan dengan aktivitas dengan pengerjaan yang sangat lama. Isu ini terkait dengan adanya temuan bahwa beberapa aktivitas seperti aktivitas verifikasi dan upload akta kematian yang membutuhkan waktu penyelesaian yang melebihi target Standard Operating Procedure (SOP). Isu yang kedua berkaitan dengan waktu tunggu yang sangat lama (bottleneck). Meskipun ditemukan adanya bottleneck, performa layanan dari sisi waktu siklus tetap dianggap baik karena lebih dari 90% ajuan telah diselesaikan dalam waktu 7 hari sesuai dengan target/ standar UU. Isu yang ketiga berkaitan dengan tingginya kasus pembatalan. Pada periode 1, kasus pembatalan mencapai 11,2% yang kemudian meningkat pada periode 2 menjadi 16,3%. Ketiga isu tersebut selanjutnya dianalisis dengan root cause analysis dan ditemukan 19 akar permasalahan. Kemudian, dilakukan penyusunan rekomendasi perbaikan dari sisi Sumber Daya Manusia, Sistem, Proses, dan Material untuk mengatasi akar masalah yang teridentifikasi. Manfaat: Penelitian tugas akhir ini diharapkan bermanfaat bagi Dispendukcapil Surabaya dalam meningkatkan performa layanan pengajuan akta kematian dan sebagai referensi bagi penelitian dimasa mendatang.
==================================================================================================================================
Bakcground: Surabaya City Office for Population Administration and Civil Registration (COPACR) is one of the agencies responsible for public services in the field of population and civil registration in the City of Surabaya. Since July 2022, Surabaya COPACR has used the Klampid New Generation (KNG) as its service system. However, after six months of KNG operating, it was discovered that there were still quite high complaints about the death certificate application service. Problem: Surabaya COPACR has updated its system from KNG to KNG V2 with the aim of improving existing services. This system was first launched in early March 2023. With the launch of the KNG V2 system, the Surabaya COPACR does not yet know whether there are any problems or significant impacts caused by these changes to population administration services, especially death certificate services. Purpose: This final assignment research was carried out to provide recommendations for improving the performance of the Surabaya COPACR death certificate submission service. Methods: This research was conducted using the process mining method. The data used is the event log obtained from the extraction results on the KNG V2 system. After the extracted data is obtained, preprocessing is then carried out by structuring the data. After preprocessing, analysis is then carried out with the help of the Apromore tool to obtain information related to process discovery, process suitability and process performance. The results of the analysis findings are then evaluated to obtain the root of the problem that causes the issue found to occur. This evaluation process is carried out by combining process mining with root cause analysis to find the root of the problem. Results: From the analysis carried out, 3 findings were obtained. The first issue relates to activities that take a very long time to complete. This issue is related to the finding that several activities such as verification activities and uploading death certificates require completion times that exceed the Standard Operating Procedure (SOP) target. The second issue is related to very long waiting times (bottleneck). Even though bottlenecks were found, service performance in terms of cycle time was still considered good because more than 90% of requests were completed within 7 days in accordance with the target/standard of the law. The third issue is related to the high number of cancellation cases. In period 1, cancellation cases reached 11.2% which then increased in period 2 to 16.3%. These three issues were then analyzed using root cause analysis and 19 root causes were found. Then, recommendations for improvements are made in terms of Human Resources, Systems, Processes and Materials to overcome the identified root problems. Implications: This final project research is expected to be useful for the Surabaya COPACR in improving the performance of death certificate submission services and as a reference for future research.

Item Type:	Thesis (Other)
Uncontrolled Keywords:	Death Certificates, Business Process, Process Mining, KNG V2
Subjects:	Q Science T Technology > T Technology (General) T Technology > T Technology (General) > T57.5 Data Processing
Divisions:	Faculty of Intelligent Electrical and Informatics Technology (ELECTICS) > Information System > 57201-(S1) Undergraduate Thesis
Depositing User:	Shinta Amalia
Date Deposited:	29 Jan 2024 01:28
Last Modified:	29 Jan 2024 01:28
URI:	http://repository.its.ac.id/id/eprint/105679

Actions (login required)

View Item