Rancang Ulang Proses Bisnis Daftar Ulang Mahasiswa Baru Institut Teknologi Sepuluh Nopember dengan Metode Heuristic Redesign

Wardana, Muhammad Rafli Krishnadanu Putra (2026) Rancang Ulang Proses Bisnis Daftar Ulang Mahasiswa Baru Institut Teknologi Sepuluh Nopember dengan Metode Heuristic Redesign. Other thesis, Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Text 5026221099-Undergraduate_Thesis.pdf - Accepted Version Restricted to Repository staff only Download (9MB) | Request a copy

Abstract

Latar Belakang: Institut Teknologi Sepuluh Nopember mengalami peningkatan jumlah mahasiswa baru yang signifikan, namun proses bisnis daftar ulang yang berjalan saat ini masih terjadi ketidakefisiensian selama prosesnya. Dalam proses ini melibatkan koordinasi dua bidang yang berbeda yakni Bidang 1 Akademik dan Bidang 2 Perencanaan Keuangan. Sebagian proses dalam daftar ulang sudah diakomodir dengan adanya Sistem Informasi Pendataan Mahasiswa Baru (SIPMABA). Selama proses daftar ulang terdapat kendala seperti terpecah pecahnya informasi yang didapatkan oleh calon mahasiswa baru, tidak adanya standarisasi dokumen pernyataan tertentu, serta tidak ada status proses selama verifikasi. SIPMABA yang hanya dipegang kendalinya oleh bidang 2 membuat kurangnya integrasi dan komunikasi antar unit terlebih unit yang berada pada bidang yang berbeda. Permasalahan: Proses daftar ulang merupakan pintu awal calon mahasiswa baru akan ditetapkan resmi menjadi mahasiswa. Namun pintu awal ini terhambat karena adanya kekosongan informasi setelah calon mahasiswa baru dinyatakan lolos seleksi. Kekosongan ini memicu adanya kanal yang tidak resmi selama proses ini. Kemudian tidak adanya standarisasi dokumen menyebabkan kecemasan dan kesalahan format, serta banyaknya narahubung yang tertera pada SIPMABA membuat calon mahasiswa baru menjadi semakin bingung nomor mana yang tepat untuk dihubungi. Tidak adanya notifikasi selama proses daftar ulang dan tidak sinkronnya jadwal daftar ulang dan jadwal yang didapatkan oleh calon mahasiswa baru sebelumnya dari kalender akademik berdampak pada kepuasan dari proses ini. Tujuan: Tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk menganalisis dan merancang ulang proses bisnis daftar ulang mahasiswa baru ITS untuk meningkatkan kualitas layanan, efisiensi operasional, dan kepuasan calon mahasiswa baru. Metode: Tugas akhir ini menerapkan kerangka siklus hidup Manajemen Proses Bisnis (MPB). Tahap pertama adalah identifikasi proses dimana dilakukan wawancara dengan pemangku kepentingan terkait baik pelaksana proses dan pelanggan proses serta dilakukan observasi pada dokumen dokumen terkait. Kemudian tahap penemuan proses dimana proses dimodelkan menjadi proses as-is dengan menggunakan BPMN 2.0 pada perangkat lunak SAP Signavio. Selanjutnya dilakukan analisis proses dengan pendekatan kualitatif dimana dilakukan analisis pemangku kepentingan dan dokumentasi masalah, analisis nilai tambah, serta analis akar penyebab. Lalu dilakukan rancang ulang proses dengan metode Heuristic Process Redesign. Pada tahap akhir dilakukan validasi dan verifikasi untuk memastikan model telah sesuai dan hasil ide rancang ulang memungkinkan untuk diterapkan. Hasil: Analisis menunjukkan ketidakefisiensian akibat silo organisasi, kurangnya otomatisasi notifikasi dan tampilan SIPMABA yang kurang intuitif. Tugas akhir ini mengusulkan perancangan ulang dengan menerapkan tiga heuristik yakni tim pelanggan, otomatisasi, dan antarmuka. Solusi yang dirancang meliputi pembentukan Satuan Tugas Daftar Ulang lintas unit untuk menyatukan pintu layanan, implementasi Chatbot 24/7 dan notifikasi otomatis untuk mengurangi pengecekan manual oleh calon mahasiswa baru, serta perbaikan antarmuka SIPMABA dengan penambahan indikator progres, unduhan templat resmi, dan panduan visual lainnya. Model to-Be yang dihasilkan terverifikasi no errors secara sintaksis dan tervalidasi layak implementasi oleh pemilik proses yakni Wakil Rektor Bidang 1 Akademik. Manfaat: Tugas akhir ini memberikan manfaat akademis sebagai referensi penerapan heuristic process redesign dalam administrasi institusi pendidikan tinggi. Secara praktis, penelitian ini memberikan ITS ide baru terkait proses bisnis yang terstandarisasi dan rekomendasi pengembangan sistem SIPMABA yang terintegrasi, yang diharapkan dapat mengeliminasi hambatan birokrasi, meningkatkan transparansi informasi, dan secara signifikan meningkatkan kepuasan calon mahasiswa baru.
=================================================================================================================================
Background: Sepuluh Nopember Institute of Technology has experienced a significant increase in the number of new students, but the current re-registration business process is still inefficient. This process involves the coordination of two different areas, namely academic area 1 and financial planning area 2. Part of the re-registration process has been accommodated by the New Student Data Information System (SIPMABA). During the re-registration process, there are obstacles such as fragmented information obtained by prospective new students, the absence of standardized documents for certain statements, and no process status during verification. SIPMABA, which is only controlled by field 2, results in a lack of integration and communication between units, especially units in different fields. Problem: The re-registration process is the first step for prospective new students to be officially accepted as students. However, this first step is hampered by a lack of information after prospective students have passed the selection process. This lack of information has led to the emergence of unofficial channels during this process. Furthermore, the lack of standardized documents causes anxiety and formatting errors, and the large number of contact persons listed on SIPMABA makes prospective students even more confused about which number to contact. The lack of notifications during the re-registration process and the lack of synchronization between the re-registration schedule and the schedule previously obtained by prospective students in the academic calendar have an impact on satisfaction with this process. Objective: The objective of this final project is to analyze and redesign the ITS new student re-registration business process to improve service quality, operational efficiency, and the satisfaction of prospective new students. Method: This final project applies the MPB or Business Process Management life cycle framework. The first stage is process identification, which involves interviewing relevant stakeholders, both process participants and process customers, as well as observing relevant documents. The next stage is process discovery, where the process is modeled as an as-is process using BPMN 2.0 on SAP Signavio software. Next, a qualitative process analysis is conducted, which includes stakeholder analysis and problem documentation, value-added analysis, and root cause analysis. Then, the process is redesigned using the heuristic process redesign method. Finally, validation and verification are carried out to ensure that the model is appropriate and that the redesign ideas are feasible for implementation. Results: The analysis shows inefficiencies due to organizational silos, lack of notification automation, and an unsatisfactory SIPMABA display. This final project proposes a redesign by applying three heuristics, namely customer teams, automation, and interfaces. The designed solution includes the formation of a cross-unit Re-registration Task Force to unify service points, the implementation of a 24/7 chatbot and automatic notifications to reduce manual checks by prospective students, and improvements to the SIPMABA interface with the addition of a progress bar, official template downloads, and other visual guides. The resulting to-be model is verified to be syntactically error-free and validated as feasible for implementation by the process owner, namely the vice rector for academic affairs. Benefits: This final project provides academic benefits as a reference for the application of heuristic process redesign in higher education administration. Practically, this research provides ITS with new ideas related to standardized business processes and recommendations for the development of an integrated SIPMABA system, which is expected to eliminate bureaucratic obstacles, increase information transparency, and significantly improve the satisfaction of prospective new students.

Item Type:	Thesis (Other)
Uncontrolled Keywords:	Daftar Ulang Mahasiswa Baru, Heuristic Process Redesign, Manajemen Proses Bisnis, SIPMABA Business Process Management, Heuristic Process Redesign, Re-registration, SIPMABA
Subjects:	T Technology > T Technology (General) > T58.6 Management information systems T Technology > T Technology (General) > T58.62 Decision support systems T Technology > T Technology (General) > T58.8 Productivity. Efficiency
Divisions:	Faculty of Intelligent Electrical and Informatics Technology (ELECTICS) > Information System > 57201-(S1) Undergraduate Thesis
Depositing User:	Muhammad Rafli Krishnadanu Putra Wardana
Date Deposited:	23 Jan 2026 02:26
Last Modified:	23 Jan 2026 02:26
URI:	http://repository.its.ac.id/id/eprint/130174

Actions (login required)

View Item